Veranstaltungen mit Veranstaltungstechnik richtig planen.

Veranstaltungstechnik mieten

So bereiten Sie mit der richtigen Veranstaltungstechnik einen Veranstaltungsort für eine Veranstaltung vor
Checkliste für die Einrichtung von Veranstaltungsorten
Zu wissen, wie man einen Veranstaltungsort auf eine Veranstaltung vorbereitet, ist einer der wichtigsten Punkte in der Veranstaltungsplanung. Die Wahl eines Veranstaltungsortes ist auch einer der ersten Verhandlungspunkte, danach folgt die miete der Veranstaltungstechnik. Der Rest des Vorbereitungsprozesses hängt von der Entscheidung über den Veranstaltungsort ab. Wenn Sie Glück haben, wird der Event-Markt eine Vielzahl von guten Veranstaltungsorten bieten. Ihre Aufgabe ist es, die Fallstricke zu untersuchen, die Vor- und Nachteile zu berücksichtigen und den besten Ort für Ihre Veranstaltung zu wählen, der zu Ihren festgelegten Kriterien und Ihrem Budget passt.

Wie Sie einen Veranstaltungsort finden und auswählen können

Unabhängig von der Veranstaltungsart und -größe steht Ihnen in der Regel nur eine begrenzte Anzahl von Plätzen zur Verfügung. Beachten Sie, dass es immer einen Wettbewerb für einen bestimmten Veranstaltungsort geben kann, also nehmen Sie Ihre Entscheidung nicht zu lange in Kauf. Um eine gezielte Suche nach einem Veranstaltungsort durchführen zu können, ist es zunächst notwendig, die Rahmenbedingungen und Kriterien festzulegen, die ein bestimmter Veranstaltungsort erfüllen muss. Diese Bedingungen für alle Aktivitäten sind in der Regel recht ähnlich. Es gibt jedoch drei Faktoren, die entscheidend sind, um sich dessen bewusst zu sein:

  • Die Anzahl der Gäste
  • Die Tageszeit und die Saison der Veranstaltung
  • Die Art des Ereignisses
  • Der Veranstaltungsort für die kommende Veranstaltung wird grundsätzlich in Abhängigkeit von diesen Faktoren sowie einigen anderen Veranstaltungselementen und Kriterien gewählt.

Wie man einen Veranstaltungsort vorbereitet

Es gibt bestimmte Must-Have-Elemente für jede Veranstaltung. Dazu gehören:

  • Budget
  • Teilnehmerregistrierung
  • Physischer Raum und Vermögenswerte
  • Essen und Trinken
  • Team
  • Wi-Fi, Technik, Steckdosen, etc.
  • Audiovisuelle Geräte
  • Unterkünfte

Budget

Kümmern Sie sich um alle rechtlichen Fragen und Verträge. Vorbehalten bleiben: Budget, Preis (inkl. Nebenkosten), Stornierungsbedingungen, Bedingungen und Dauer (ab dem Zeitpunkt, zu dem der Veranstaltungsort dem Veranstalter zur Verfügung steht), Sperrung von Straßen für den Transport, Bauaufsicht und andere veranstaltungsspezifische Kriterien. Informationen zur Vertragsgestaltung finden Sie in der Regel im Bereich Allgemeine Geschäftsbedingungen.

Teilnehmerregistrierung

Die Verfügbarkeit einer ausreichenden Anzahl von Registrierungsschaltern oder Inseln ist ein Muss. Dies sollte auf der Grundlage der erwarteten Besucherzahl erfolgen. Mobile Geräte, Tablets, Scanner, Drucker oder andere Geräte sollten für die aktive Nutzung während der Registrierung verfügbar sein.

Veranstaltungstechnik

Qualitativ hochwertige Veranstaltungstechnik ist die wichtigste Voraussetzung für ein gelungenes Event. Die Technik müssen sie natürlich nicht kaufen, statt dessen sollten Sie Veranstaltungstechnik mieten und zwar von einem zuverlässige Anbieter. Mit Verlässlichen Partnern sind sie auch rechtlich abgesichert.

Der Veranstaltungsort muss den Organisatoren von der Startzeit der Vorbereitung des Veranstaltungsortes bis zum Datum der Veranstaltung zur Verfügung stehen. Dies ist das wichtigste Kriterium und muss unbedingt erfüllt werden. Wenn Sie einen Veranstaltungsort mieten, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um alles einzurichten und am Ende zusätzliche Zeit.

Sie sollte groß genug sein, um eine geplante Anzahl von Gästen aufzunehmen, aber nicht zu groß: Eine Arena für 10.000 Zuschauer ist für die kleine Jubiläumsfeier eines Unternehmens kaum geeignet.

Die Organisatoren benötigen möglicherweise eine besondere Infrastruktur, wie z.B. einen See für einen Wassersportwettbewerb oder einen Raum mit spezieller Multimedia-Ausstattung für Seminare, in denen Mitarbeiter eines internationalen Unternehmens geschult werden.

Lebensmittel und Getränke

Abhängig von dem für die Veranstaltung gewählten Veranstaltungsort, der Art des Veranstaltungsortes und dem Veranstaltungsort kann der Verkauf von Speisen und Getränken erforderlich sein oder auch nicht. In einem Restaurant beispielsweise werden solche Punkte im Voraus vereinbart oder sind zunächst verfügbar, während in einem Festplatz die Platzierung der Stände variieren kann. Ein getrennter Verkauf von Speisen und Getränken wird empfohlen, insbesondere bei Großveranstaltungen.

Team

Die Mitarbeiter des Catering-Teams dürfen an den Verkaufsstellen oder im Warenauslieferungsbereich nicht essen, trinken oder rauchen.

Die Uniform des Servicepersonals muss für die Veranstaltung oder das zu verkaufende Produkt geeignet sein und zum Thema passen.

Auch Ihre Teammitglieder sollten entsprechend der gewählten Kleiderordnung gut gekleidet sein. Die Freiwilligen sollten unverwechselbar gekleidet sein, damit sie von den Teilnehmern leicht wahrgenommen werden können.

Wi-fi, Technik, Steckdosen, etc.

Für jede Veranstaltung muss eine Liste der prioritären Geräte zusammengestellt werden, aus der klar hervorgeht, was für einen ununterbrochenen und rechtzeitigen Kundenservice erforderlich ist. Alle Geräte sollten rechtzeitig geliefert und aufgestellt sowie vor Beginn der Veranstaltung eingestellt und getestet werden.

Audiovisuelle Geräte

Die gleichen Kriterien wie oben beschrieben sollten auf audiovisuelle Geräte und die Sicherheit angewendet werden.

Unterkünfte

Der Veranstaltungsort für eine Veranstaltungsvorbereitung erfordert auch eine Standortbestimmung und die notwendige Analyse, insbesondere die Analyse des praktischen Wertes für die Wahl eines Veranstaltungsortes. Wenn Sie Anmeldungen von Ausländern oder Personen aus verschiedenen Städten akzeptieren, bereiten Sie die Unterkunft für sie vor, damit sie in der Nähe des Veranstaltungsortes bleiben können. Denken Sie auch über den Transport und andere logistische Anforderungen nach.